为加强学院档案工作，全面提高学院档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《贵州省高等学校档案管理规范》以及《贵州师范大学档案管理实施细则》等有关档案文件精神，特制定本制度。

1．成立档案资料工作领导小组。由院长分管、办公室主任具体负责，有关人员协助工作。

2．健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

3．学院行政文秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。由学院办公室负责整理、装订、归档。

4．学院德育活动档案包括辅导员档案，各项学生活动的方案、实施及辅导员、学生奖惩记录档案，由学院党办有关人员负责收集、整理交学院办公室整理装订、归档。

5．学院教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、教师培训档案等由学院办公室人员负责收集、整理、装订、归档。

6．积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

7．档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

8．积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

11．按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

12．按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。